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POLITIQUE ADMINISTRATIVE
Protection des renseignements personnels
Depuis presque 100 ans, Chagnon et fils Inc. consacre tous ses efforts à servir une clientèle fidèle et toujours grandissante. Ce succès repose depuis les tous débuts sur la création et le maintien de relations cordiales et respectueuses tant avec sa clientèle qu’avec ses employés dans le respect des législations qui gouvernent nos opérations au Québec et au Canada.
Depuis la sanction de la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels, nous avons déployés nos efforts à sécuriser notre système de gestion, analyser les renseignements que nous possédons afin de ne conserver que ceux qui sont essentiels et nécessaires à la gestion des dossiers de nos clients et de notre personnel et à définir clairement notre politique administrative quant au traitement des renseignements que nous conservons
POLITIQUE :
Employés de Chagnon et fils Inc.
Il est convenu que seuls les renseignements personnels nécessaires à la gestion des dossiers de nos employés, de l’embauche jusqu’à leur départ, soient administrés par le groupe restreint des gestionnaires de la haute direction et du département de l’administration qui assurera la collecte et le maintien à jour des renseignements dans un esprit de confidentialité, notamment pour toutes informations relatives à l’administration de la paie et des programmes collectifs auxquels adhèrent nos employés. Afin d’en assurer la conformité, des formulaires de consentement spécifiques à chaque besoin sont créés et présentés aux employés afin qu’ils soient adéquatement informés des raisons justifiant la collecte ou la transmission de renseignements personnels à d’autres instances et obtenir leur consentement à cet effet.
Clients et fournisseurs de Chagnon et fils Inc.
Chagnon et fils a entrepris une révision complète des renseignements dont il dispose pour la gestion des comptes de nos clients et de nos fournisseurs afin d’épurer ceux-ci et de ne conserver que les renseignements essentiels à la gestion des différents dossiers. Par ailleurs, les données comptables et bancaires ont été encryptées et seul un groupe restreint de notre personnel a accès partiellement ou en totalité aux renseignements que nous conservons. De plus, nous avons procédé à une division de nos banques de données avec des accès limités au personnel sélectionné en fonction de leurs responsabilités suivant leur engagement à respecter en tout temps la confidentialité des renseignements qu’ils administrent.
NOTRE ENGAGEMENT :
Chagnon et fils Inc. prend l’engagement formel de ne diffuser aucun renseignement sans l’autorisation de ses clients, fournisseurs et/ou de ses employés. Par ailleurs, tous les efforts sont déployés pour assurer la sécurité des renseignements en notre possession, tant au niveau informatique que physique, alors que nos installations sont sous surveillance vidéo constante avec une mémoire nous permettant d’enregistrer 30 jours d’activité.
L’entreprise utilise un système de vidéosurveillance, à l’intérieur et l’extérieur de ses installations, dont l’objectif est de surveiller la logistique des opérations, de garantir la sécurité et l’intégrité des lieux et des équipements tant de Chagnon et fils que de ses clients, de protéger les ressources matérielles de l’entreprise ainsi que d’assurer la santé et la sécurité des membres de son équipe. L’emplacement des caméras a été sélectionné avec diligence afin de capter le plus efficacement possible les renseignements visant à accomplir ces objectifs. En aucun cas, le système de vidéosurveillance ne sera utilisé pour d’autres fins que celles définies dans cette politique.
Si une personne désire obtenir les images captées par le système de vidéosurveillance, elle doit en faire la demande écrite au responsable des renseignements personnels de l’entreprise, en décrivant ses raisons et justifications. Une décision sera ensuite rendue après l’évaluation de la légitimité des intérêts de cette dernière ainsi que l’analyse à savoir s’il s’agit de la meilleure façon de remplir ses objectifs.
Les renseignements captés se retrouvent sur un serveur dédié et sécurisé, à même l’organisation. Ils ne sont accessibles que pour une période de 1 mois. L’entreprise se réserve le droit de conserver certains renseignements particuliers dans le cadre d’une situation précise, incluant, mais sans s’y limiter, un recours légal, une enquête pour vol ou un accident en matière de santé et sécurité.
Exceptions à la règle :
Il existe quelques écarts possibles dans la gestion du dossier de confidentialité alors que l’entreprise pourrait être appelée à transmettre des renseignements personnels sans consentement avec les forces de l’ordre, les agences de sécurité nationales et les autres instances gouvernementales tel que requis ou permis par la Loi, soit en réponse à un mandat de la Cour ou pour vérifier des renseignements se rapportant à une enquête criminelle ou à une activité illégale alléguée.
Par ailleurs, dans l’éventualité où l’entreprise devait s’engager dans un processus visant soit une vente ou une fusion de ses activités avec une tierce partie, des renseignements personnels pourraient être transmis également sans le consentement des employés, clients ou fournisseurs, mais seront protégés légalement par la conclusion d’une entente de confidentialité entre les parties impliquées dans ces possibles transactions sous peine de pénalités monétaires substantielles et/ou de poursuites légales punitives.
Disposition des renseignements personnels :
Tous renseignements personnels concernant d’ex-employés, clients ou fournisseurs qui doivent être conservés, seront digitalisés et encryptés pour une période en accord avec les cycles de vie décrits ci-dessous et entreposés sous sécurité jusqu’à leur disposition. Les documents physiques papier seront détruits en utilisant les services de firmes spécialisées offrant ce service. Il en sera de même pour toutes informations électroniques qui seront rendues illisibles et détruites.
CYCLES DE VIE :
Employés : Durée
- Assurance collective : 5 ans
- Dossiers d’employés : 3 ans
- Dossiers médicaux : 3 ans
- Accidents de travail/ maladies professionnelle : Jusqu’au décès
- Équité salariale : 6 ans
- Formation : 6 ans
- Régime de retraite : Jusqu’au décès
- Registre de paie et documents afférents : 6 ans
- Relevé 1 et T4 : 7 ans
Fournisseurs et clients :
- Candidatures rejetées : 1 an
- Données bancaires et de crédit : À la fermeture du compte
- Renseignements professionnels : À la fermeture du compte
(poste téléphonique, courriel etc.)
GESTION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ :
Rôle et responsabilités
Direction générale:
- Déployer les ressources nécessaires à l’application de la présente politique;
- Agir à titre de personne responsable de la protection des renseignements personnels;
- Assurer la gestion, l’application et le respect de la présente politique;
- Autoriser le transfert, le tri, la destruction ou l’archivage des renseignements personnels selon les règles du calendrier de conservation;
- Gérer les demandes d’accès aux renseignements personnels;
- Tenir un registre des incidents de confidentialité;
- Aviser la Commission et la personne concernée lorsqu’un incident lié à la confidentialité présente un risque de préjudice sérieux;
- Procéder à une évaluation des facteur relatifs à la vie privée lorsque requis;
Rôle et responsabilités (suite)
- Recevoir et traiter les plaintes relatives à la protection des renseignements personnels;
- Informer tout le personnel de la présente politique;
- Réviser, au besoin, la présente politique.
Direction de l’informatique :
- Collaborer au choix des outils informatiques nécessaires afin d’assurer le respect de la présente politique;
- Établir les mesures de sécurité requises à l’application de la présente politique.
Direction des ressources humaines et l’administration :
- Voir à la mise en place des procédures pour l’application de la politique;
- Diffuser l’information et l’intégrer dans le plan de formation des nouveaux employés;
- Limiter les ressources ayant accès aux renseignements personnels des employés, clients et fournisseurs;
- Implanter des codes de sécurité permettant l’accès aux renseignements personnels tant sur papier que sur informatique;
- Réviser la politique avec le personnel existant et obtenir le consentement de tous et chacun tel que spécifié dans la politique;
- Voir et gérer la destruction des renseignements papier et informatique selon le calendrier des cycles de vie et veiller à la destruction selon les normes de sécurité établies;
- Assurer le suivi des enregistrements de la surveillance vidéo et soulever toute anomalie à la direction générale.
Employés :
- Aviser le responsable des renseignements personnels lorsqu’un incident de confidentialité survient;
- Classer et enregistrer les documents selon les bonnes pratiques en vigueur;
- Respecter la présente politique.
GESTION DES PLAINTES :
Responsable :
M. Pierre Mailloux
Directeur général
450-773-6003
confidentialite@chagnonetfils.com
À l’interne :
- Les employés devront compléter un formulaire de requête d’enquête décrivant clairement leur plainte quant à l’utilisation de leurs renseignements personnels;
- La direction générale prendra action et effectuera son enquête dans les 15 jours ouvrables suivant la réception de la plainte et avisera de la validité de la plainte ainsi que des mesures correctives à apporter pour éviter toute répétition s’il y a lieu.
De l’externe :
- Le plaignant adressera sa plainte directement au responsable par courrier, courriel ou fax en utilisant le formulaire disponible sur notre site internet;
- Le responsable chez Chagnon et fils confirmera sa réception par courriel et proposera une rencontre téléphonique ou virtuelle pour établir les circonstances et références entourant la plainte présentée;
- La direction de Chagnon et fils fera l’étude dans les 15 jours ouvrables suivant sa première communication afin de confirmer ou infirmer la validité de la plainte;
- Si la plainte est fondée, une mesure corrective sera élaborée et proposée au plaignant afin d’éviter toute répétition.
- Les corrections apportées seront publiées afin que tous soient informés des modifications et corrections faites à notre politique de confidentialité.
Dans tous les cas, Chagnon et fils verra à informer la Commission des plaintes et résultats d’enquête, ainsi que les mesures correctives apportées suite au dépôt de ces plaintes.
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